Периодически руководители организаций сталкиваются с необходимостью сменить юридический адрес. В серии статей я постараюсь максимально подробно описать все варианты смены адреса: без перевода в другую ИФНС, с переводом в другую налоговую в пределах одного субъекта и с переводом в другой регион. Пожалуй, чаще встречается на практике, - смена юридического адреса в пределах одного субъекта без смены ИФНС. Заказать регистрацию изменений! 

Почему мы меняем адрес?

На это есть несколько причин, например, если компания переезжает местоположение или кончился срок договора аренды (субаренды) покупного адреса, а собственник не дает согласия на пролонгацию. Бывает, что пользоваться прежним юридическим адресом становится неудобно. Например, возникают сложности с доставкой почты или с организацией выездной проверки из налоговой или банка. В любом случае, смена адреса влечет целый ряд изменений.

Подготовка документов для налоговой

Решение (протокол)

Организуется общее собрание участников (акционеров) организации, на котором принимается решение о смене юридического адреса компании. По результатам собрания готовится протокол и подписывается всеми участниками или председателем и секретарем, если таковые были назначены. Если у организации один участник (акционер), то готовится решение, которое он же и подписывает.

Устав

В протоколе (решении) должен содержаться пункт об утверждении новой редакции устава компании или изменений к нему. Новый устав подается в налоговую в двух экземплярах.

Заявление по форме Р13001

Это форма об изменениях, вносимых в учредительные документы. В заявлении необходимо заполнить титульный лист и лист Б на юридический адрес.

Документы от собственника помещения

Данные документы не обязательны для предоставления в налоговую, но иногда их отсутствие может послужить причиной отказа в регистрации изменений.

В налоговую договор аренды или субаренды подавать не стоит, т.к. это «внутренние» гражданско-правовые отношения между собственником и арендатором. Но если нет другого документа (например, гарантийного письма) или клиент принципиально настаивает на сдаче в регистрирующий орган договора аренды, то можно и подать. Не будет лишней и копия свидетельства от собственника о праве собственности сдаваемого в аренду помещения. Если у организации в собственности есть свое помещение, то в комплект документов для налоговой необходимо вложить нотариально заверенную копию свидетельства о праве собственности организации на данную площадь или купить юридический адрес.

Квитанция об оплате пошлины

За регистрацию изменений в учредительных документах предусмотрена пошлина в размере 800 рублей. К пакету документов необходимо приложить оригинал квитанции (платежного поручения).

Подача документов в налоговую

Предоставить пакет документов в налоговую инспекцию необходимо в течение трех дней с момента принятия решения о необходимости внесения изменений. Подавать документы должен лично генеральный директор организации.

Подтверждением того, что вы подали документы, является опись принятых документов. В данной описи будет указана дата, когда необходимо обратиться за готовыми документами. 

На основании документов, поданных заявителем, регистрирующий орган вносит изменения в ЕГРЮЛ. Процедура регистрации изменений занимает 5 дней. Налоговый инспектор выдаст вам уведомительный лист с указанием даты, когда будут готовы документы.

Получение документов из налоговой 

На шестой день после подачи заявления вы можете получить документы – новое свидетельство о государственной регистрации, свежую выписку из ЕГРЮЛ и зарегистрированные учредительные документы, т.е. устав. Получить документы может как лично руководитель, так и доверенное лицо. Если в установленную дату заявитель не пришел в инспекцию, то документы высылаются по почте на новый юридический адрес.

Иногда сроки получения могут варьироваться, поэтому внимательно смотрите в расписке на дату получения документов.

Кого уведомить?

Госкомстат

После смены юридического адреса и регистрации изменений в налоговой, необходимо обновить коды статистики. Для этого вы должны зайти на сайт moscow.gks.ru, в указанное поле внести ОГРН или ИНН и нажать либо «печать», либо «сохранить». Документ, который называется «Уведомление» полностью будет сформирован, нужно его только распечатать. Новые данные автоматически обновляются путем передачи информации из регистрирующего органа, поэтому никаких иных действий, подтверждающих внесение изменений (например, личное получение и предоставление подтверждающих документов), совершать не нужно. Конечно, не все бывает так гладко. Например, на этом сайте вы можете не найти свою фирму или какой-либо банк (или иная организация) не захочет принимать уведомление, полученное таким образом. Тогда придется самостоятельно получать информационное письмо с кодами статистики. Для этого вам понадобятся копии следующих документов: решение о смене юрадреса, актуальная выписка из ЕГРЮЛ и свидетельство о регистрации. Все это вы подаете в Госкомстат, который на основании документов выдаст вам информационное письмо с новыми кодами. Как правило, письмо можно получить в день обращения.

Внебюджетные фонды

Уведомлять фонды (ФСС, ПФР, ФОМС) на теории должна налоговая. Но этот процесс может затянуться, поэтому многие организации сами занимаются этим вопросом. Общего порядка уведомления нет. Так что прежде, чем отправляться в очередной фонд, позвоните и узнайте, в какой форме подавать извещение.

Заявления необходимо приносить в двух экземплярах. Один вы оставляете в фонде. На втором заявлении сотрудник фонда ставит отметку о получении (подпись и дата) и отдает его вам. Это нужно, чтобы в будущем у вас было подтверждение того, что вы уведомили фонды об изменении юрадреса.

Банк

Ответственность за уведомление банка лежит на вас, налоговая не имеет к этому никакого отношения. Вам надо будет поменять банковские карточки для каждого открытого счета.

О том, в какой форме подавать заявление, уточните в банке. К заявлению приложите копии протокола (решения), письма из Госкомстата, выписки из ЕГРЮЛ и свидетельства о внесении изменений. Скорее всего, от вас потребуется полный пакет учредительных документов.

Контрагенты

Не следует забывать деловой этикет и уведомить о смене юридического адреса своих партнеров. Обычно срок, в который необходимо известить контрагента, указан в договоре. Извещение вы пишите в свободной форме и отправляете по почте заказным или ценным письмом с описью вложения. 

Автор материала : Asya Lebedeva